Descomplicando a Requisição de Compra no D365 F&O

Descomplicando a Requisição de Compra no D365 F&O

Por Raphael Coelho Nauerth Felippe
Colaboração de Angélica Lemos da Silva Mesquita

Este artigo tem como proposta descomplicar o processo de Requisição de Compra no Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations, apresentando os conceitos de forma clara e acessível.
A Requisição de Compra, é uma funcionalidade essencial do módulo de Compras no D365 F&O, utilizada internamente pelas organizações para a aquisição de serviços ou materiais de consumo. Iniciado manualmente pelo usuário, esse processo proporciona flexibilidade e controle, garantindo que as solicitações de compra sejam gerenciadas de maneira eficiente.
No entanto, a falta de conhecimento adequado sobre o processo pode gerar dificuldades significativas para os usuários. Para ajudar a evitar esses desafios, abordaremos pontos fundamentais da Requisição de Compra, visando facilitar a compreensão dos envolvidos e otimizar o uso dessa funcionalidade no sistema.

Parametrização do usuário e trabalhador

No Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations, a Requisição de Compra abrange toda a organização, incluindo todas as entidades legais. Portanto, é essencial que o Trabalhador esteja vinculado à entidade legal correspondente em seu “Histórico de Empregos” para que possa gerar Requisições de Compra. A capacidade do usuário de criar Requisições estará restrita às entidades atribuídas ao seu “Histórico de Empregos” e as permissões atribuídas ao usuário.

Para começar, é necessário criar o Trabalhador no módulo de Recursos Humanos, navegando até Recursos Humanos > Trabalhadores > Funcionários. Após a criação do Trabalhador, no Painel de Ação clique em “Trabalho/Detalhes do trabalho/Histórico de Empregos”.

Após a configuração do Trabalhador, é necessário vincula-lo a um usuário do sistema. Para realizar essa vinculação, acesso Administração do sistema > Usuários > Usuários. No cadastro do usuário, no campo “Pessoa” insira o Trabalhador.

Se o trabalhador foi vinculado incorretamente, acesse o Painel de Ação, clique em “Manter versões”. Selecione a linha e clique em “Excluir”.

Justificativas Comerciais

As justificativas comerciais, ou motivos da requisição de compra, desempenham um papel crucial no processo. Elas serão exibidas diretamente na requisição de compras e podem ser integradas ao Fluxo de Trabalho, facilitando a análise e aprovação dos pedidos. As justificativas são cadastradas de forma centralizada para toda a organização, garantindo que todas as requisições estejam alinhadas com as necessidades e diretrizes corporativas.

Acesse Compras > Configuração > Políticas > Justificativas comerciais.

Categorias de compras

Para garantir a inclusão de itens na Requisição de Compra, é fundamental que cada item esteja associado a uma Categoria de Compra. Dessa forma, é necessário estabelecer as categorias pertinentes e vinculá-las aos itens a serem utilizados no processo de requisição. Acesse Compras > Categorias de compras.

Após criar as categorias, acesse Gerenciamento de informações do produto > Produtos > Produtos liberados. Selecione o produto e no Painel de Ação clique em “Produto/Configurar/Categorias de produto” para associar a categoria apropriada ao item.

Fluxo de Trabalho

O Fluxo de Trabalho no processo de Requisição de Compra é obrigatório e compartilhado entre todas as organizações (entidades legais). Caso as entidades possuam regras de aprovação distintas, é necessário ajustar o fluxo para acomodar essas particularidades. Acesse os artigos a seguir para maiores informações referente a Fluxo de Trabalho.

Finalidade da requisição

A Requisição de Compra tem duas finalidades principais: Consumo e Reabastecimento. As requisições destinadas ao Consumo são para a aquisição de itens ou serviços para uso interno da organização. Após a aprovação, a requisição é convertida em uma Ordem de Compra, que pode ser liberada manualmente pelo usuário ou criada automaticamente, de acordo com as Políticas de Compra estabelecidas. Vale destacar que Consumo é a finalidade padrão da requisição e este campo é bloqueado para edição no formulário.

As requisições destinadas ao Reabastecimento são voltadas para a aquisição de itens com o objetivo de reabastecer o estoque. Nesse caso, a demanda gerada é expressa em termos de quantidade. Este modelo de requisição possui regras de preenchimento específicas, distintas das aplicáveis às requisições de Consumo. Para assegurar o funcionamento adequado, além de configurar a Política de Compra para permitir requisições com a finalidade de Reabastecimento, é necessário ajustar o Planejamento Mestre para incluir essas demandas e assegurar que o cumprimento da requisição siga as regras de negócios estabelecidas. Vale ressaltar que, ao contrário das requisições de Consumo, o cumprimento para a finalidade de Reabastecimento não se restringe exclusivamente à Ordem de Compra.

Políticas de Compra

As Políticas de Compra estabelecem as diretrizes para definir as estratégias do processo de Requisição de Compra. Inicialmente, são disponibilizadas dez regras por política. Essas políticas são aplicadas de forma individual para cada organização, permitindo a definição de regras específicas para cada uma delas.
Um exemplo é a “Regra de Finalidade”, que permite a substituição manual da finalidade da requisição entre Consumo e Reabastecimento.

Outro exemplo é a “Regra de Controle de Requisição de Compra”, que define os campos obrigatórios para o envio do Fluxo de Trabalho, bem como as condições que tornam um campo obrigatório para que o fluxo seja enviado.

Todas as regras possuem uma data de efetivação e um prazo de validade. Isso permite que as regras sejam estabelecidas para um período determinado, conforme as Regras de Negócio de cada empresa.

Para criar uma política e definir as regras, acesse Compras > Configuração > Políticas > Políticas de compra. No Painel de Ação, clique em “Novo” para exibir o formulário de Política de Compra. Preencha o nome da política e forneça uma breve descrição. Na FastTab “Organizações de Política”, selecione as organizações que serão incluídas na política. Em seguida, na FasTab “Regras de Política”, crie as regras necessárias de acordo com as Regras de Negócio.

Processo da Requisição de Compra

Para criar uma Requisição de Compra acesse Compras > Requisições de compra > Todas as requisições de compra. No Painel de Ação clique em “Novo”. O formulário “Criar requisição de compra” será exibido. Preencher as informações conforme Regras de Negócios e clique em “Ok”.

Insira os itens e, no Painel de Ação, clique em “Fluxo de Trabalho/Enviar”. Quando a requisição for enviada para aprovação, seu status mudará de “Rascunho” para “Em Revisão”.

Se for necessário criar uma cotação, o botão “Solicitação de Cotação” na aba “Requisição de Compra” no Painel de Ação permanecerá habilitado enquanto o status da Requisição de Compra estiver “Em Revisão”. O processo de aprovação da requisição segue a configuração do Fluxo de Trabalho. Após a aprovação, o status será alterado para “Aprovado”.

De acordo com a parametrização, a Ordem de Compra pode ser criada automaticamente ou manualmente. Para criar a Ordem de Compra manualmente, acesse Compras > Requisições de compra > Processamento de requisição de compra aprovada > Liberar requisições de compra aprovadas. Selecione a Requisição de Compra desejada e no Painel de Ação, clique em “Liberar/Criar/Ordem de compra”.

Para consultar a Ordem de Compra criada, acesse a Requisição de Compra e abra as Informações Relacionadas.

Na Ordem de Compra, a Requisição de Compra poderá ser consulta na FatTab “Geral”.

Conclusão

A Requisição de Compra é um processo fundamental no Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations que, quando bem compreendido e implementado, garante maior controle e eficiência na gestão de compras das organizações. Ao seguir as boas práticas mencionadas, sua organização estará melhor equipada para tomar decisões estratégicas que impactem positivamente o fluxo de trabalho e a gestão de recursos.

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