Implementação de Políticas de Limite de Assinatura para Requisições de Compras
Por Raphael Coelho Nauerth Felippe
Em grandes corporações, estabelecer limites de aprovação para o processo de Requisição de Compra é uma prática comum. Esses limites são geralmente determinados com base no valor da transação e na posição hierárquica do trabalhador na empresa.
No entanto, a configuração desses limites pode se tornar complexa e extensa, dificultando a manutenção do fluxo de trabalho e reduzindo a eficiência do processo de aprovação.
Neste artigo, exploraremos a implementação das Políticas de Limite de Assinatura como uma solução para simplificar e agilizar esse processo. Destacaremos como essa política se destaca como uma solução eficaz. No entanto, para garantir seu funcionamento correto, são necessárias configurações específicas, as quais detalharemos a seguir.
Hierarquia de posição
Antes de configurar as Políticas de Limite de Assinatura, é fundamental estabelecer a Hierarquia de Posições da empresa no Dynamics 365. Essa estrutura inclui a criação de Títulos, Cargos e Posições, bem como a atribuição dos colaboradores a essas Posições. Essa configuração permite uma visualização clara da estrutura organizacional e das relações de subordinação.
Títulos: Representam as diferentes designações dos cargos dentro da estrutura organizacional, delineando os vários níveis de hierarquia.
Cargos: Referem-se às responsabilidades e habilidades específicas exigidas para cada posição na organização. Os Títulos estabelecidos são associados diretamente aos Cargos, proporcionando uma estrutura organizacional sólida.
Posições: Indicam as ocupações individuais dos colaboradores dentro da estrutura organizacional. Cada posição está vinculada a um Cargo e a um Título específico. Durante a configuração da Posição, é o momento de atribuir o colaborador à sua função específica e identificar seu líder imediato.
Após a conclusão da configuração, os usuários podem visualizar facilmente a posição de cada trabalhador dentro da hierarquia organizacional estabelecida. Essa funcionalidade proporciona uma compreensão clara da estrutura de relatórios e das relações de subordinação dentro da empresa. Isso significa que os gestores e colaboradores têm acesso imediato a uma representação visual da organização, facilitando a comunicação, a delegação de tarefas e o entendimento das responsabilidades individuais dentro do contexto mais amplo da empresa.
Políticas de Limite de Assinatura
Com a Hierarquia de Posições configurada, é possível parametrizar as Políticas de Limite de Assinatura. Essas políticas podem ser aplicadas por entidade legal e definem os limites de aprovação para cada cargo.
Para acessar a configuração das políticas de limite de assinatura, vá para Administração da organização > Configuração > Limites de assinatura > Políticas de limite de assinatura. Clique em “Novo” no Painel de Ação para abrir o formulário “Política de limite de assinatura”. Na FasTab “Geral”, preencha o campo “Nome” e “Descrição” da política. Na FastTab “Organizações de política”, selecione as entidades legais às quais a política será aplicada.
Na aba “Regras de política”, escolha a opção “Limite de assinatura padrão” e clique em “Criar regra de política”. No campo “Tipo de documento”, selecione “Requisição de Compra”. Insira o limite de aprovação para o cargo designado na seção “Valor aprovado”. Se necessário, inclua também o limite de gastos sem aprovação para o cargo designado na seção “Valor dos gastos”, caso isso faça parte das regras de negócios da empresa.
Para cada linha de política, clique em “Regra de trabalho” para vincular a política ao cargo.
No exemplo apresentado abaixo, é ilustrada a aplicação das políticas de limite de assinatura em diferentes cargos dentro da hierarquia organizacional:
- Alicia: Não possui um limite de aprovação específico, mas pode realizar compras de até USD 250 sem a necessidade de aprovação da Inga.
- Inga: Tem autorização para aprovar compras de até USD 10.000 e pode comprar itens no valor de até USD 500 sem aprovação.
- Karl: Pode aprovar compras de até USD 50.000 e tem permissão para comprar até USD 1.000 sem necessidade de aprovação.
Essa política de limites de assinatura é refletida na Hierarquia de Posição, onde é possível observar os cargos atribuídos a cada trabalhador e sua posição na estrutura hierárquica. Essa clareza hierárquica facilita o entendimento das responsabilidades e autorizações de compra de cada membro da equipe, contribuindo para um fluxo eficiente e transparente no processo de aquisição de bens dentro da organização.
Fluxo de Trabalho “Revisão da Requisição de Compra”
O último passo envolve a elaboração do Fluxo de Trabalho, que pode ser customizado de acordo com as particularidades e exigências da empresa. Contudo, para garantir o correto funcionamento da Política de Limite de Assinatura, é imperativo incorporar algumas diretrizes na etapa de “Aprovar requisições de compra”.
Dentro das configurações de “Ações automáticas”, é essencial adicionar uma validação que verifique o limite de gastos autorizado pelo solicitante. Desta forma, se o valor total da requisição estiver abaixo do limite definido na política, essa etapa será aprovada automaticamente, proporcionando uma fluidez no processo.
Além disso, na fase de “Atribuição”, é fundamental verificar se o limite de aprovação está compatível com o valor da requisição. Caso o limite seja ultrapassado, o próximo cargo na hierarquia administrativa deverá ser acionado para aprovar, conforme especificado na Política de Limite de Assinatura.
Por fim, na seção de “Condição”, determina-se a regra para acionar esta etapa do fluxo somente quando o valor total da requisição exceder o limite de gastos estabelecido para o solicitante. Esta abordagem garante uma revisão mais rigorosa quando necessário, mantendo a integridade do processo de aprovação.
A implementação de Políticas de Limite de Assinatura para Requisições de Compras oferece uma abordagem estruturada e eficiente para simplificar o processo de aprovação. Ao configurar a Hierarquia de Posições, estabelecer as Políticas de Limite de Assinatura e elaborar um Fluxo de Trabalho adequado, as empresas podem garantir uma gestão mais eficaz e ágil das compras corporativas.
📩 Inscreva-se na nossa Newsletter no LinkedIn e receba diretamente em sua rede social as últimas atualizações e dicas universo Microsoft Dynamics 365. Fique por dentro das melhores práticas e insights para o sucesso da sua empresa com o Dynamics 365!
Biografia: Raphael Coelho Nauerth Felippe é formado em Engenharia Mecatrônica possui MBA em Gestão Industrial e Gestão de Negócios. Há 2 anos atua como Consultor Funcional do Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations na Pentare. Sua expertise abrange a implementação, configuração e otimização do Dynamics 365 F&O, ajudando empresas a alcançarem maior eficiência e sucesso em seus processos de negócio.
Sobre a Pentare
Descubra a Excelência da Pentare, sua parceira de mais de 10 anos em projetos nacionais e internacionais de ERP, CRM e Power Platform. Nossas soluções empresariais destacam-se pela expertise evidenciada em cada projeto realizado.
Microsoft Dynamics 365 F&O
Aumente a eficiência e a lucratividade do seu negócio com os ERPs Microsoft Dynamics 365 Finance e Supply Chain Management.
Você está pronto para levar a gestão financeira e a cadeia de suprimentos da sua empresa para um novo nível de eficiência, controle e sucesso?
Potencialize seu negócio com a Pentare
Parceiro Certificado e Líder com o Microsoft Dynamics 365.
Transforme sua empresa com a Pentare, o parceiro certificado líder em Microsoft Dynamics 365. Com mais de uma década de expertise em implantação e suporte, destacamo-nos em soluções de software de negócios para diversas indústrias em todo o país. Especializados em ERP, CRM e Power Platform para empresas de todos os portes, somos reconhecidos como referência no mercado.
Descubra como a nossa consultoria e serviços de implementação do Microsoft Dynamics 365 podem impulsionar o seu negócio.
Veja também:
Descomplicando a Requisição de Compra no D365 F&O
Descomplicando a Requisição de Compra no D365 F&O Por Raphael Coelho Nauerth Felippe Colaboração de Angélica Lemos da Silva Mesquita Este artigo tem como proposta...
ler maisGerenciando projetos com estilo: uma jornada pelos métodos híbridos no Dynamics 365
Gerenciando projetos com estilo: uma jornada pelos métodos híbridos no Dynamics 365 Como Gerente de Projetos ao longo dos anos, percebi que a palavra "mudança" é uma...
ler maisGerenciando produções terceirizadas com o Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations
Gerenciando produções terceirizadas com o Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations Por Erika Mayumi de Paula Hanai O trabalho subcontratado, também conhecido como...
ler maisUtilizando custeio por absorção no Microsoft Dynamics 365 F&O
Utilizando custeio por absorção no Microsoft Dynamics 365 F&O Por João Paulo Urbinatti Para as empresas que buscam uma visão completa e detalhada dos seus custos de...
ler maisCopilot para Sales: como utilizar para agregar no fechamento de vendas
Copilot para Sales: como utilizar para agregar no fechamento de vendas Por Giovanna Ribeiro Costa com colaboração de Paula Zanuelo. Pensando sempre em melhorias e...
ler maisDevOps para você, Gerente de Projetos ágil
DevOps para você, Gerente de Projetos ágil Por Marcelo Mora Demarco Cansado de lançamentos lentos e cheios de bugs? Chega de projetos que não atendem às necessidades...
ler maisFacilitando os processos de vendas e compras com o Microsoft Dynamics 365 F&O
Facilitando os processos de vendas e compras com o Microsoft Dynamics 365 F&OPor Felix Emerson dos Santos.O Microsoft Dynamics 365 F&O oferece uma solução eficaz para...
ler maisDesbloqueando o potencial financeiro: Copilot for Finance
Desbloqueando o potencial financeiro: Copilot for Finance Por Equipe Pentare. Constantemente buscamos por soluções que possam aprimorar nossas vidas e otimizar...
ler maisDiferenças entre “Fim” e “Final” na linguagem técnica: Utilizando a palavra com precisão.
Diferenças entre "Fim" e "Final" na linguagem técnica: Utilizando a palavra com precisão. Por Brenda Siedler. Este artigo explora a distinção entre as palavras "fim" e...
ler maisA Microsoft é líder no Forrester Wave™: soluções de atendimento ao cliente, primeiro trimestre de 2024
A Microsoft é líder no Forrester Wave™: soluções de atendimento ao cliente, primeiro trimestre de 2024 A maioria das organizações acha que não é mais suficiente medir...
ler maisPentare 365 News
Acompanhe a Pentare nas redes sociais.
Telefone: (16) 3323-9570
Local: Centro Empresarial Jardim Botânico
Endereço: Rua Milton José Robusti, nº 75 - 11º andar - Jardim Botânico - Ribeirão Preto - SP. CEP: 14021-613
Email: contato@pentare.com.br
Todos os direitos reservados © Pentare Consultoria em Tecnologia.